Schon mal durchgerechnet, was euch eure nächste Fehlbesetzung wirklich kostet?
Ich hab in den letzten Jahren mit über 140 Unternehmen zusammengearbeitet, davon 32 KMU-Mandate allein in den letzten vier Jahren. Und immer wieder stelle ich in Erstgesprächen dieselbe Frage:
„Was würde es euch kosten, wenn diese Rolle nochmal falsch besetzt wird?“
Die ehrliche Antwort: Die wenigsten wissen es.
Man kennt die Headhunter-Fee. Die steht ja auch schwarz auf weiß im Vertrag.
Aber die Kosten einer Fehlbesetzung? Die stehen nirgends.
Und genau das macht sie so gefährlich.
Inhaltsverzeichnis
- Die Zahl, die die meisten kennen
- Die Zahl, die die wenigsten kennen
- Drei Kostenblöcke, die selten zusammen betrachtet werden
- Wann sich ein Headhunter wirklich lohnt, und wann nicht
- Warum ich Geschäftsführer:innen dabei begleite
- Key Take Aways
- FAQ
Die Zahl, die die meisten kennen
Ein Headhunter oder eine Personalberatung im Mittelstand kostet im Schnitt 27,5 % des Bruttojahresgehalts der besetzten Position, laut BDU-Marktstudie Personalberatung 2025.
Bei einer Führungskraft mit 85.000 € Jahresgehalt sind das rund 23.375 €.
Meist zzgl. einer Anzahlung. Unabhängig davon, ob die Person am Ende bleibt.
Diese Zahl kennt fast jede Geschäftsführung, die schon mal mit einer Personalberatung gearbeitet hat. Manchmal ist die Fee etwas höher, oder auch niedriger, aber plus/ minus sind sich da durchaus alle bewusst “wie teuer” diese Maßnahme ist. Und gerade für KMU “sehr teuer”.
Die Zahl, die die wenigsten kennen
Was passiert, wenn die Rolle stattdessen falsch besetzt wird?
Nach SHRM-Berechnung (Society for Human Resource Management) liegen die Folgekosten einer Fehlbesetzung schnell zwischen 100 und 150 % des Bruttojahresgehalts, je nach Wertbeitrag der Rolle für das Unternehmen.
Bei derselben 85.000-€-Rolle sind das also 85.000 bis 127.500 €. Nicht die Fee. Die Fehlbesetzung selbst.
Und dann ist da noch die Zeit, in der die Rolle einfach offen bleibt, die sog. “Cost of Vacancy”: liegen gebliebene Umsätze, Mehrarbeit im Team, und ziemlich oft deine eigene Zeit als Geschäftsführung, die die Lücke mit auffängt.
Und zu empfehlen: Rechne das nicht nur für eine Rolle, sondern rechne das realisitisch für drei, fünf oder auch zehn. Die Zahlen sind groß und erschreckend…
Drei Kostenblöcke, die selten zusammen betrachtet werden
In meiner Arbeit sehe ich fast immer dieselben drei Blöcke, aber fast nie zusammen gedacht:
Das Headhunter-Honorar
27,5 % des Zieleinkommens im Schnitt, oft mit Anzahlung. Zahlst du unabhängig davon, ob die Person am Ende bleibt.
Die Cost of Vacancy
Was es kostet, dass die Rolle unbesetzt bleibt. Liegen gebliebene Umsätze, Mehrarbeit im Team, oft auch deine eigene Zeit.
Das Fehlbesetzungsrisiko
100 bis 150 % des Jahresgehalts, wenn die Entscheidung am Ende doch nicht passt. Der teuerste Posten der drei, und der am wenigsten sichtbare. Viele sehen zwar den emotionalen Ärger, der damit verbunden ist, oder auch die Mehrarbeit, aber den eigentlichen Beitrag sehen viele nicht vor Augen.
Wann sich ein Headhunter wirklich lohnt, und wann nicht
Bei einer einzelnen, akuten Schlüsselrolle mit hohem Risiko kann sich ein Headhunter-Honorar schnell rechnen. Ihr werde durch den Headhunter für eine professionelle Anforderungsanalyse unterstützt, der Headhunter schickt nicht einfach nur CVs, sondern bilden sich eine diagnostische Meinung zu den Kandidaten und führt & managed euch durch deinen sehr professionellen Personalauswahlprozess und schafft eine gute Reputation für euch im Kandidatenmarkt. Und sie wissen, v.a. auf Schnelligkeit zu setzen, so dass die Position möglichst zeitnah besetzt werden kann. (PS: Es gibt leider, wie in jedem Beruf, sehr viele “schwarze Schafe” – bei Unsicherheiten, wie man Headhunter professioneller beäugt, gerne bei Bedarf individuell auf mich über ein Sparring auf mich zukommen).
Bei wiederkehrendem Bedarf, oder wenn ihr das Wissen langfristig im Haus haben wollt, ist ein System die wirtschaftlichere Wahl und stärkt euch nachhaltig als attraktive Arbeitgebermarke.
Die Frage ist also nicht „Headhunter oder nicht“. Die Frage ist: Braucht ihr eine einmalige Vermittlung/ Besetzung, oder eine wiederholbare Struktur? Und ein Glück – gibt es zudem noch viele andere Recruiting Kanäle, die ebenso sehr gut zum Erfolg führen können, wie Active Sourcing (as-a-Service), oder attraktive & proaktive Programme wie Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter oder Social Media Marketing als Beispiele.
Warum ich Geschäftsführer:innen dabei begleite
Genau an diesem Punkt setze ich an: nicht bei der einzelnen Stellenanzeige, sondern bei der Entscheidung dahinter.
Für eine akute Schlüsselrolle begleite ich Geschäftsführer:innen im 6-Wochen-Programm „Deine Schlüsselrolle“, damit die Besetzung nicht nur schnell, sondern auch passend ist. Denn eine gute Besetzung sollte mindestens das zweifache ihrer Kosten wieder zurückbringen, nicht nur die Fehlbesetzung vermeiden.
Wer erstmal nur eine Einschätzung will, bevor er sich entscheidet, findet im 1:1 Sparring einen direkten, persönlichen Einstieg, 90 Minuten live mit mir.
Alle Zahlen und den Rechner für deine konkrete Rolle findest du außerdem in meinem ausführlichen Kosten-Guide für den Mittelstand.
Key Take Aways
- Ein Headhunter kostet im Schnitt 27,5 % des Bruttojahresgehalts, das ist die bekannte Zahl.
- Eine Fehlbesetzung kostet 100 bis 150 % des Jahresgehalts, das ist die unbekannte, teurere Zahl.
- Dazu kommt die Cost of Vacancy: was die unbesetzte Zeit selbst kostet.
- Ein Headhunter lohnt sich vor allem bei einer einzelnen, akuten Rolle mit hohem Risiko (bitte wägt aber auch ab, ob Active Sourcing as a Service auch eine günstigere Alternative für euch sein kann). Bei wiederkehrendem Bedarf ist ein System oftmals wirtschaftlicher.
- Eine gute Besetzung sollte mindestens das Zweifache ihrer Kosten zurückbringen, nicht nur Fehlbesetzung vermeiden.
FAQ: Kosten von Headhuntern und Fehlbesetzungen
1. Was kostet ein Headhunter im Mittelstand?
Im Schnitt 27,5 % des Bruttojahresgehalts der besetzten Position, laut BDU-Marktstudie Personalberatung 2025. Bei einer Führungskraft mit 85.000 € Jahresgehalt sind das rund 23.375 €. Viele Personalberatungen verlangen zusätzlich eine Anzahlung, unabhängig vom Erfolg der Suche.
2. Was kostet eine Fehlbesetzung wirklich?
Je nach Senioritätsstufe zwischen 100 % und 150 % des Bruttojahresgehalts, nach SHRM-Berechnung. Darin enthalten sind Recruiting-Kosten, Einarbeitung, verlorene Produktivität und in vielen Fällen eine zweite Suche.
3. Was ist die Cost of Vacancy?
Die Kosten, die entstehen, während eine Rolle unbesetzt bleibt: liegen gebliebene Umsätze, Mehrarbeit im Team und oft die eigene Zeit der Geschäftsführung, die die Lücke mit auffängt.
4. Lohnt sich ein Headhunter für jede offene Stelle?
Nein. Bei einer akuten Schlüsselrolle mit hohem Risiko kann sich das Honorar schnell rechnen. Bei wiederkehrendem Bedarf oder wenn ihr das Wissen langfristig im Haus haben wollt, ist ein System oft die wirtschaftlichere Wahl.
5. Gibt es Alternativen zum klassischen Headhunter?
Ja. Für eine akute Rolle bietet sich „Deine Schlüsselrolle“ an, ein 6-Wochen-Programm zur passenden Besetzung. Wer erstmal nur eine Einschätzung will, findet im 1:1 Sparring einen direkten, persönlichen Einstieg.
Zum Schluss
Es geht nicht darum, dass ein Headhunter zu teuer wäre. Es geht darum, dass die meisten Unternehmen nur eine Seite der Rechnung kennen.
Wer nur auf die Fee schaut, entscheidet mit halben Informationen.
Wer beide Zahlen kennt, die Fee und die Fehlbesetzung, trifft eine andere Entscheidung.
Vielleicht ist jetzt ein guter Moment, einmal kurz nachzurechnen: Was würde es euch kosten, wenn eure nächste Schlüsselrolle falsch besetzt wird?
Und was wäre es euch wert, das zu verhindern?
Viele Grüße aus Düsseldorf,
Sarah
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