5 Schritte, mit denen du als Führungskraft (non-HR!) schneller erkennst, wer wirklich ins Team passt
Hey du,
Montagmorgen, 9 Uhr.
Du machst den Laptop auf – 5 neue Bewerbungen im Postfach.
Das Recruiting schreibt dir: „Kannst du uns bis morgen bitte eine Rückmeldung geben, wen wir einladen sollen?“
Die Unterlagen sehen auf den ersten Blick gut aus.
Alles vollständig, der Lebenslauf ordentlich, vielleicht sogar ein paar große Namen dabei.
Und trotzdem sitzt du da und denkst dir: „Okay… aber woran mache ich jetzt fest, ob das wirklich passt?“
Du bist Führungskraft, nicht HR-Profi.
Trotzdem trägst du Verantwortung für Entscheidungen, die Auswirkungen haben – auf dein Team, eure Ergebnisse und deine eigene Zeit.
Genau dafür ist dieser Artikel.
Ich zeige dir 5 Prinzipien, mit denen du Bewerbungen strukturierter, schneller und sicherer einschätzen kannst – ohne zum halben Recruiter umschulen zu müssen 😉
1. Bevor du eine Bewerbung öffnest: Klarheit, wofür du eigentlich einstellst
Viele machen den Fehler, direkt in die Unterlagen zu springen.
Mein Tipp: Stopp, einmal kurz zurück.
Bevor du die erste Bewerbung überhaupt öffnest, sollte klar sein:
- Was sind echte Muss-Kriterien?
Also Dinge, ohne die die Person den Job im Alltag schlicht nicht machen kann. - Was sind Kann-Kriterien?
Nice to have, aber kein K.O.-Kriterium. - Was steht in den ersten 6–12 Monaten wirklich im Fokus?
Projekte, Ziele, Aufgaben – also: Woran wird diese Person konkret gemessen?
Mit diesem Raster im Kopf liest du Bewerbungen komplett anders. Du suchst nicht nach „allgemein guten Profilen“, sondern nach Menschen, die zu genau dieser Aufgabe passen.
2. Werdegang: Plausibilität und Relevanz statt perfekter roter Faden
Lebensläufe sind selten gerade. Es gibt Umwege, Branchenwechsel, Lücken, Sabbaticals – das ist normal.
Statt dich an Formbrüchen aufzuhängen, schau pragmatisch drauf:
- Sind die relevanten Fähigkeiten und Erfahrungen irgendwo erkennbar?
- Gibt es Stationen, die direkt an eure Rolle andocken?
Der Lebenslauf erzählt nie die ganze Geschichte. Warum jemand von A nach B gewechselt ist, klärst du im Gespräch – das musst du nicht aus den Unterlagen erraten.
Wichtiger ist: „Kann ich aus dem Werdegang genug Anknüpfungspunkte für unsere Rolle erkennen – ja oder nein?“
Wenn ja: weitermachen.
Wenn nein: ehrlich sein und “aussortieren”.
3. Kompetenzen & Ergebnisse lesen – nicht nur Titel
Jobtitel klingen manchmal beeindruckender, als sie sind – oder kleiner, als sie inhaltlich waren.
Darum lohnt der Blick hinter die Überschriften:
- Welche Aufgaben werden konkret beschrieben?
Operativ, strategisch, Projektarbeit, Schnittstellen? - Wo wird Verantwortung sichtbar?
Budget, Teamgröße, Kundengruppen, Projektvolumen. - Tauchen irgendwo Ergebnisse auf?
Zum Beispiel: „Prozess optimiert“, „Einführung begleitet“, „Kennzahlen verbessert“.
Je klarer du hier etwas findest, desto besser kannst du einschätzen, ob die Person bei euch im Alltag wirklich wirken kann – und nicht nur auf dem Papier gut aussieht.
4. Motivation & Passung: Hinweise mitnehmen, aber nicht überinterpretieren
Aus Unterlagen alleine die Motivation abzulesen, ist begrenzt möglich – und auch mit einem Anschreiben bleibt viel die reine Interpretation.
Deshalb würde ich die Frage etwas drehen.
Statt:
„Warum bewirbt sich diese Person bei uns?“
lieber:
„Was erkenne ich im Profil, das für unsere Rolle und unser Umfeld relevant sein könnte?“
Ein häufiger Denkfehler:
Wechsel alle paar Jahre = „jobhoppig“ = unzuverlässig.
Ein langer Verbleib = „treu“ = super.
In der Realität ist es oft viel differenzierter.
Aus den Unterlagen kannst du ein Gefühl mitnehmen, aber keine finale Wahrheit.
Die entscheidende Frage ist eher:
- Lohnt sich ein Gespräch, um Motivation & Passung live zu prüfen?
Wenn ja: einladen.
Die echte Einschätzung entsteht im Dialog, nicht im stillen Interpretieren von PDF-Dateien.
5. Raus aus dem Bauchgefühl: Bewerbungen vergleichbar machen
Was viele unterschätzen:
Du musst Bewerbungen nicht „perfekt“ lesen.
Du musst sie vergleichbar machen.
Das geht zum Beispiel so:
- Leg dir ein simples Bewertungsschema zurecht – z. B. A/B/C oder 1–5 für:
- fachliche Eignung
- Passung zum Team/Setting
- Notier dir kurz dazu, warum du so einordnest:
„starke Projekterfahrung in XY“, „gute Basis, aber wenig Kundenschnittstelle“, „spannender Mix, Entwicklung nötig in…“ - Schau dir am Ende alle Kandidat:innen im Vergleich an – nicht jede Bewerbung für sich im luftleeren Raum.
Das hat gleich mehrere Vorteile:
- Du wirst nachvollziehbarer und fairer in deinen Entscheidungen.
- Du kannst gegenüber HR und deinem Team sauber begründen, warum du wen sehen möchtest – oder eben nicht.
- Du musst Unterlagen nicht drei Mal komplett neu lesen.
Aus „Bauchgefühl beim Drüberscrollen“ wird ein kleiner, praktikabler Prozess, der vor allem zu den passenden Einstellungen führt. Du willst als Führungskraft für dein Team schließlich die beste Passung, oder?
Worte zum Ende
Am Ende geht es nicht darum, Bewerbungen auf 100 % richtig oder falsch zu prüfen. Es geht darum, klar und begründet zu entscheiden:
- Wen schauen wir uns näher an?
- Wen “sortieren” wir aus – und v.a. ist unser warum dafür sauber erklärbar?
Dabei hilft dir die Erinnerung: Ein Lebenslauf ist immer nur ein Ausschnitt, nie die ganze Person.
Die größere Gefahr liegt selten darin, jemanden „zu viel“ einzuladen. Sondern eher darin, spannende Talente zu früh auszusortieren, weil uns ein strukturiertes Vorgehen fehlt.
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Gute Auswahlentscheidungen entstehen selten aus dem Bauchgefühl heraus, sondern aus Klarheit, Struktur und einem gemeinsamen Verständnis im Unternehmen, worauf ihr wirklich achtet.
Hoffe, der Blog Artikel hat die dazu praktische Hebel gefliefert.
Bei individuellen Fragen, kommt gerne auf mich zu.
Viele Grüße aus Düsseldorf,
Sarah
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