Freelancing für den Mittelstand 2026: Das unterschätzte Recruiting-Potenzial (Interview mit Lena Pieper, UPYU)

Lesedauer 8 Minuten

Inhaltsverzeichnis

• Warum Freelancing im Mittelstand oft schlicht vergessen wird
• Die zwei Momente, in denen Freelancing im Recruiting-Alltag auftaucht
• Elternzeitvertretung: der unterschätzte Doppel-Nutzen
• Der Kostenmythos: Ist Freelancing wirklich teurer?
• Welche Skills du auf einer Freelancer-Plattform findest
• Gutes Onboarding entscheidet – auch bei Freelancern
• Freelance, Interim, Personalvermittlung, ANÜ: die Begriffe im Überblick
• Virtuelle Assistenz: meine persönliche Erfahrung
• Über Lena Pieper und UPYU
• Key Take Aways
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)
• Mein Fazit

Ich sitze im Camper, als ich mit Lena Pieper spreche. Passt ganz gut, finde ich, denn wir reden über ein Thema, bei dem viele automatisch an Ortsunabhängigkeit denken: Freelancing. Lena ist Gründerin und Geschäftsführerin von UPYU und bringt über 15 Jahre HR-Erfahrung aus öffentlichem Dienst, Konzern und Mittelstand mit. Wir kennen uns von der HR-Messe in München, und dort kamen wir schnell auf ein Muster zu sprechen, das ich in meinem Alltag als Recruiting-Beraterin für KMU ständig sehe: Freelancing-Potenzial liegt brach, weil es im Kopf schlicht nicht vorkommt.

Diese Folge und dieser Artikel sollen genau das ändern – mit Praxisbeispielen, mit Klarheit zu Begriffen und mit konkreten Ansatzpunkten für deinen Recruiting-Alltag.

Warum Freelancing im Mittelstand oft schlicht vergessen wird

Wenn ich mit Geschäftsführern und Fachbereichen über Personalbedarf spreche, taucht Freelancing an zwei Stellen fast nie strategisch auf. Lena bestätigt das aus ihrer Praxis: In KMU wird Freelancing höchstens für den einen Spezialfall mitgedacht – den IT-Freelancer mit einer sehr speziellen Entwicklerkenntnis, die man vor Ort nicht findet. Für alles andere fehlt der Gedanke komplett, und zwar nicht aus Absicht, sondern aus reiner Gewohnheit.

Ein Grund dafür liegt in der Organisation selbst: Freelancer haben einen Dienstleistungsvertrag, keinen Arbeitsvertrag. Damit landen sie administrativ oft gar nicht in der Personalabteilung, sondern beim Fachbereich oder im Einkauf. Die Folge: Es gibt in vielen Unternehmen niemanden, der Freelancing als Teil der Personalstrategie mitdenkt. Lena sieht hier aber eine Entwicklung – immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen, dass Freelancer an den gleichen Zielen arbeiten wie ihre Teams und deshalb auch entsprechend mitgedacht werden sollten.

Die zwei Momente, in denen Freelancing im Recruiting-Alltag auftaucht

Aus meiner Beratungspraxis kenne ich zwei typische Situationen, in denen Freelancing plötzlich relevant wird:

Erstens bei der großen Personalbedarfsplanung. Wenn ich mit Kunden durchgehe, wie viele Festanstellungen für die kommenden Jahre geplant sind, taucht Freelancing entweder gar nicht auf der Liste auf, oder es liegt in einer ganz anderen Excel-Tabelle bei einer anderen Abteilung. Beide Bereiche reden oft nicht miteinander – dabei ließe sich hier enorm viel zusammenlegen und klüger planen.

Zweitens im akuten Einzelbedarf, dem, was ich gern den „Feuerwehrmodus“ nenne. Eine Position brennt, die Anforderungsanalyse läuft, und die entscheidende Frage lautet oft: Wie ist das bestehende Team eigentlich zusammengesetzt? Wie viele Festangestellte, wie viele Teilzeitkräfte, wie viele Freelancer sind schon da? Häufig ist die Antwort: kaum jemand. Das Team ist am Limit – und trotzdem denkt zuerst niemand an eine externe, flexible Lösung.

Genau hier liegt für Lena der Hebel: Freelancing als schnelle „Atmungsfähigkeit“ für ein Unternehmen zu verstehen. Wenn eine erfahrene Fachkraft kurzfristig gebraucht wird, ist eine Festanstellung innerhalb weniger Wochen kaum realistisch – ein erfahrener Freelancer dagegen kann sofort starten und schafft Luft, bis die richtige dauerhafte Lösung gefunden ist. So verhindert man auch vorschnelle Recruiting-Entscheidungen, die später doppelt auf die Füße fallen, etwa in Form einer Probezeitkündigung.

Elternzeitvertretung: der unterschätzte Doppel-Nutzen

Ein Beispiel, das mir besonders hängen geblieben ist: Freelancer als Elternzeitvertretung. Lena und ihr Team bei UPYU haben dazu schon viel geschrieben und Vorträge gehalten, und die Reaktion vieler Unternehmen ist fast immer dieselbe: „Eigentlich klar, cool – aber daran haben wir noch nie gedacht.“

Der Effekt ist doppelt positiv. Das Unternehmen bekommt jemanden, der sofort startet und die laufenden Aufgaben übernimmt, ohne dass ein unbefristeter Arbeitsvertrag entsteht. Und die Person in Elternzeit muss sich nicht mit der Sorge quälen, ob ihre Stelle bei der Rückkehr überhaupt noch frei ist oder ob „der oder die“ es inzwischen einfach besser macht. Die Stelle bleibt für die ursprüngliche Person reserviert – ein Signal, das laut Lena bei Mitarbeitenden sehr positiv ankommt.

Der Kosten Mythos: Ist Freelancing wirklich teurer?

Ein Satz, den ich in meiner Praxis oft höre: „Freelancing ist doch viel zu teuer.“ Lena räumt hier gründlich auf. Wer nur den Stundensatz eines Freelancers mit dem umgerechneten Stundenlohn eines Festangestellten vergleicht, vergisst dabei Urlaub, Krankheitstage, Sozialversicherung, Büro und Ausstattung, Personalnebenkosten und Co. Rechnet man das alles zusammen, zeigen laut Lena viele Studien: Freelancing ist nicht grundsätzlich teurer – es kommt nur darauf an, mit welcher Lupe man draufschaut.

Ein Freelancer bezahlt aus seinem Stundensatz zudem alles selbst: Steuern, Sozialversicherung, Rücklagen für nicht produktive Zeiten, die eigene Administration. Es ist also ein völlig anderes Modell, das sich nicht 1:1 vergleichen lässt.

Spannend fand ich Lenas Beobachtung zum KI-Trend: Freelancer, die rein nach Stunden abrechnen, geraten aktuell eher ins Hintertreffen, weil viele Aufgaben durch KI-Unterstützung deutlich schneller erledigt sind. Deshalb setzen sich zunehmend Festpreise pro Monat oder Paketlösungen durch – man einigt sich auf ein Ziel und einen fairen Rahmen, nicht auf reine Stunden. Gerade für KMU mit begrenztem Budget ist das oft ein charmanter Einstieg: erst mit einem überschaubaren monatlichen Betrag Erfahrungen sammeln, dann ausbauen.

Welche Skills du auf einer Freelancer-Plattform findest

Auf die Frage, was auf einer Plattform wie UPYU eigentlich alles zu finden ist, hat Lena eine klare Antwort: praktisch alles, was remotefähig ist. Aktuell sind über 7.500 Talente registriert, täglich kommen neue dazu, und jedes Profil wird händisch von UPYU geprüft und freigeschaltet – auch um sicherzustellen, dass es sich um echte, aussagekräftige Profile handelt.

Besonders stark vertreten sind:

• HR, insbesondere Recruiting und Prozessmanagement/Optimierung
• Digitalisierung und Interim-Support im Operativen
• Finance, also Finanzbuchhaltung, Monats- und Jahresabschlüsse, Steuerberatung
• Vertrieb, oft remote ausgelagert
• Marketing und Design, ein Bereich, in dem Freelancing schon länger etabliert ist

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Freelancer digitalisiert zunächst vor Ort die Buchhaltung eines Unternehmens – inklusive neuer Tools und Prozesse. Ist das erledigt, übernimmt eine andere Person mit einem angepassten, schlankeren Profil die laufende Betreuung remote und in Teilzeit. So verändert sich der Bedarf über die Projektphasen hinweg, und die Plattform bildet genau das ab.

Gutes Onboarding entscheidet – auch bei Freelancern

Ein Satz, der mir in unserem Gespräch besonders wichtig war: Schlechte Erfahrungen mit einer einzelnen Person dürfen nicht das gesamte Modell „Freelancing“ überstrahlen – genauso wenig, wie eine missglückte Festanstellung bedeutet, dass man nie wieder jemanden einstellt.

Lena bringt es auf den Punkt: Je besser Onboarding und Kommunikation laufen, desto besser funktioniert die Zusammenarbeit – unabhängig davon, ob es sich um Freelancing oder eine Festanstellung handelt. Auch bei Freelancern braucht es eine klare Leistungsbeschreibung, ein echtes Kennenlerngespräch, einen definierten internen Ansprechpartner und einen Zugang zu Tools, Systemen und dem Team ab Tag eins. Selbst erfahrene Geschäftsführer unterschätzen das manchmal und wundern sich dann, warum ein Freelancer nicht sofort voll einsatzfähig ist.

Freelancer selbst haben ein sehr großes Eigeninteresse an guter Arbeit: Sie leben von Weiterempfehlung und Folgeaufträgen. Das ist ihr Geschäftsmodell – und ein Grund mehr, ihnen mit derselben Sorgfalt zu begegnen wie neuen Mitarbeitenden.

Freelance, Interim, Personalvermittlung, ANÜ: die Begriffe im Überblick

Damit an dieser Stelle keine Verwirrung entsteht, hier Lenas Einordnung der wichtigsten Begriffe:

• UPYU ist eine Plattform, kein Personalvermittler. Unternehmen registrieren sich kostenfrei, posten ihren Bedarf und finden über ein Matching passende Talente selbst. UPYU stellt zusätzlich Vorlagen für Leistungsbeschreibungen, Scheinselbstständigkeitsprüfungen, Verträge, Zeiterfassung und Abrechnung bereit.
• Personalvermittler übernehmen aktiv die Suche, bringen passende Profile mit und schließen selbst den Vertrag mit der Person ab.
• Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) ist ein eigenes rechtliches Modell und hat mit Freelancing nichts zu tun.
• Interim bezieht sich meist auf operative Rollen mit klarem Anfang und Ende, zum Beispiel ein Interim-HR-Business-Partner oder Interim-HR-Manager. Am Ende sind das ebenfalls Freelancer, oft in klar abgegrenzten Projekten.

Diese Unterscheidung lohnt sich, weil viele Unternehmen die Modelle vermischen und dadurch falsche Erwartungen an Prozess, Vertrag und Zusammenarbeit haben.

Virtuelle Assistenz: meine persönliche Erfahrung

An dieser Stelle im Gespräch bin ich selbst zum Praxisbeispiel geworden. In der fünften Woche meiner Selbstständigkeit hat mir jemand geraten, mir eine virtuelle Assistenz zu holen. Mein erster Gedanke: „Das kann ich doch jetzt noch nicht machen, ich muss erst mal selbst reinfinden.“ Zwei Wochen später hatte ich sie trotzdem – und arbeite bis heute mit ihr zusammen: Mari, die aus Georgien remote mit mir arbeitet und inzwischen mit einer ganz anderen Effizienz durch KI-Unterstützung.

Virtuelle Assistenz ist für mich ein Geschenk – und bei genauerem Hinsehen auch ein Stück Arbeitgeberattraktivität. Wenn Teams oder einzelne Personen Entlastung durch eine virtuelle Assistenz bekommen, ist das nicht nur eine Frage von Effizienz, sondern auch, wie gut es den Menschen damit geht, dass bestimmte Themen nicht allein auf ihren Schultern liegen. Lena bestätigt: Die Nachfrage nach diesem Profil wächst spürbar, sowohl auf Geschäftsführungsebene als auch für einzelne Teams.

Über Lena Pieper und UPYU

Lena Pieper ist Gründerin und Geschäftsführerin von UPYU sowie HR-Expertin mit über 15 Jahren Erfahrung in strategischen und operativen HR-Rollen. Nach Stationen in internationalen Konzernen, im öffentlichen Dienst und im Mittelstand gründete sie 2023 UPYU (vormals FreeMOM) mit einer klaren Vision: Unternehmen den Zugang zu erfahrenen, flexiblen Talenten zu erleichtern und gleichzeitig mehr Menschen eine Arbeitswelt zu ermöglichen, die zu ihrem Leben passt.

Mit UPYU unterstützt sie heute mehr als 700 mittelständische Unternehmen dabei, qualifizierte Freelancer, Interim-Experten und Fachkräfte für Festanstellungen zu finden – digital, effizient und rechtssicher. Dabei steht für sie nicht nur die erfolgreiche Besetzung von Positionen im Fokus, sondern auch die Überzeugung, dass Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben kein Nice-to-have, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen ist.

Lena setzt sich dafür ein, das Potenzial erfahrener Talente sichtbar zu machen – insbesondere von Menschen, die flexibel arbeiten möchten oder müssen – und Unternehmen neue Wege im Recruiting aufzuzeigen. Ihre Überzeugung: Wer Arbeit neu denkt, gewinnt die Fachkräfte von morgen.

Mehr von Lena und UPYU:

• Website: www.upyu.de
• LinkedIn Lena Pieper: linkedin.com/in/lena-pieper
• LinkedIn UPYU: linkedin.com/company/upyu

Vertiefende Whitepaper von UPYU zu den Themen aus dieser Folge:

• Freelancer rechtssicher einsetzen
• Freelancer als Elternzeitvertretung
• Wie Freelancing Stillstand im Hiring Freeze verhindert
• Der wirtschaftliche und strategische Vorteil durch Freelancing

Key Take Aways

• Freelancing wird in KMU meist nicht aus Absicht übersehen, sondern aus Gewohnheit – es landet organisatorisch selten in der Personalabteilung.
• Freelancing eignet sich besonders für Akutbedarf, für Übergangszeiten und als „Atmungsfähigkeit“ bei wirtschaftlicher Unsicherheit.
• Elternzeitvertretung durch Freelancer ist ein wenig genutzter Doppel-Nutzen für Unternehmen und für die Person in Elternzeit.
• Der Kostenvergleich Freelancer vs. Festanstellung ist nur fair, wenn man Nebenkosten, Ausfallzeiten und Administration mitrechnet.
• Durch den KI-Trend verschieben sich Abrechnungsmodelle zunehmend von Stundensätzen hin zu Festpreisen und Paketlösungen.
• Gutes Onboarding entscheidet über den Erfolg der Zusammenarbeit – bei Freelancern genauso wie bei Festangestellten.
• Freelance, Interim, Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung sind unterschiedliche Modelle mit unterschiedlichen Prozessen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist Freelancing für kleine und mittlere Unternehmen wirklich geeignet? Ja, laut Lena Pieper ist gerade der Mittelstand die Zielgruppe, in der UPYU das größte ungenutzte Potenzial sieht. Viele KMU denken Freelancing bisher nur für sehr spezielle IT-Rollen mit, dabei eignet sich das Modell für deutlich mehr Bereiche – von HR über Finance bis Vertrieb und Marketing. Besonders für Unternehmen im ländlichen Raum, die lokal nur eingeschränkten Zugriff auf Talente haben, öffnet Freelancing den Zugang zu einem viel größeren Talentpool.

Ist Freelancing teurer als eine Festanstellung? Nicht grundsätzlich. Ein reiner Stundensatzvergleich führt in die Irre, weil dabei Urlaub, Krankheitstage, Sozialversicherung, Büro, Ausstattung und weitere Personalnebenkosten der Festanstellung fehlen. Rechnet man alles ein, zeigen laut Lena viele Studien, dass Freelancing nicht per se teurer ist – es kommt auf die vollständige Rechnung an, nicht auf den nackten Stundensatz.

Wie unterscheiden sich Freelancer, Interim-Experten, Personalvermittler und Arbeitnehmerüberlassung? UPYU selbst ist eine Plattform, kein Personalvermittler – Unternehmen suchen und matchen selbst. Personalvermittler übernehmen dagegen aktiv die Suche und schließen den Vertrag mit der vermittelten Person ab. Arbeitnehmerüberlassung ist ein eigenes rechtliches Modell ohne Bezug zu Freelancing. Interim bezeichnet meist operative Freelancer-Rollen mit klar definiertem Anfang und Ende, etwa ein Interim-HR-Manager.

Wofür eignet sich Freelancing in der Praxis besonders gut? Besonders bewährt hat sich Freelancing laut Lena bei HR und Recruiting, Prozessmanagement und Digitalisierung, Finance (Buchhaltung, Abschlüsse, Steuerberatung), Vertrieb und Marketing sowie bei Interim-Support im Operativen. Auch für abgegrenzte Projekte mit klarem Ziel, etwa die Einführung neuer Tools oder ein Führungskräfteentwicklungsprogramm, ist Freelancing gut geeignet.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit einem Freelancer über eine Plattform wie UPYU? Unternehmen registrieren sich kostenfrei, posten ihren Bedarf und finden über das Matching passende Talente. UPYU prüft jedes Talentprofil händisch, bevor es freigeschaltet wird, und stellt zusätzlich Vorlagen für Leistungsbeschreibungen, Scheinselbstständigkeitsprüfungen, Verträge, Zeiterfassung und Abrechnung zur Verfügung.

Was ist eine Elternzeitvertretung mit Freelancern und wie funktioniert sie? Dabei übernimmt ein Freelancer für die Dauer der Elternzeit die laufenden Aufgaben, ohne dass ein unbefristeter Arbeitsvertrag entsteht. Das entlastet das Unternehmen sofort und hält gleichzeitig die Stelle für die Person in Elternzeit frei – ein Modell, das laut Lena bei Unternehmen und Mitarbeitenden gleichermaßen gut ankommt, sobald sie es einmal kennen.

Wie sollte man Freelancer onboarden, damit die Zusammenarbeit gut klappt? Genau wie bei Festangestellten braucht es eine klare Leistungsbeschreibung, ein echtes Kennenlerngespräch, einen definierten internen Ansprechpartner sowie Zugang zu Tools, Systemen und dem Team ab dem ersten Tag. Erfahrene Freelancer sind zwar meist deutlich schneller einsatzbereit als neue Festangestellte, ersetzen aber kein sauberes Onboarding.

Mein Fazit

Nach diesem Gespräch mit Lena bleibt bei mir vor allem ein Gedanke hängen: Wir erlauben uns in vielen KMU ein Dauer-„Landunter“, obwohl es naheliegende, flexible Lösungen gibt. Freelancing ist für mich kein Ersatz für gute Festanstellungen, sondern eine zusätzliche Möglichkeit, kurzfristig Luft zu verschaffen, Übergänge sauber zu gestalten und externes Wissen ins Unternehmen zu holen – ohne dabei die Prozessqualität zu opfern, die auch bei Festanstellungen zählt.

Wenn du in deiner Organisation noch nicht bewusst über Freelancing nachgedacht hast: Schau in alle Ecken deines Unternehmens – Finance, HR, Einkauf, Office Management – und überlege, wo ein zeitlich begrenzter Einsatz dir gerade jetzt Druck rausnehmen könnte.

Wenn du magst, hör dir die ganze Folge an und schau selbst, welche Praxisbeispiele für dich passen. Wenn du dabei sparren möchtest: Buch dir gerne ein kostenloses Strategiegespräch mit mir, oder schau unverbindlich in meinen kostenlosen Live-Workshop rein.

Viele Grüße,
Sarah