Wie RhönSprudel eine Schlüsselposition ohne Headhunter besetzt hat – Recruiting im Mittelstand 2026

Lesedauer 8 Minuten

Inhaltsverzeichnis

• Von 0-2 Recruitings im Jahr zu einer echten HR-Funktion
• Was Gleitschirmfliegen und Disney World mit gutem Recruiting zu tun haben
• Struktur und Bauchgefühl: der Mittelweg, der funktioniert
• Die IT-Leitung: über 100 Bewerbungen ohne Headhunter sortiert
• Mut zum „exotischen“ Kandidaten
• Entgelttransparenz: gelebte Praxis statt Pflichtübung
• Was das alles gekostet hat
• Über Ina Rohde und Nadine Ludigkeit
• Key Take Aways
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)
• Mein Fazit

Zwei Frauen, die „allen Menschen das Wasser reichen können“ – so habe ich Ina Rohde und Nadine Ludigkeit von der RhönSprudel Gruppe in unserem Gespräch angekündigt, und das nicht nur, weil sie Mineralwasser abfüllen. Ina leitet seit acht Jahren den Personalbereich der Unternehmensgruppe mit rund 1.100 Mitarbeitenden, Nadine ist seit dreieinhalb Jahren als Recruiterin dabei. Zusammen haben sie in kurzer Zeit aus einer sehr klassischen, verwaltenden HR-Abteilung eine Funktion gemacht, die heute selbstbewusst am Tisch der Geschäftsführung sitzt – ganz ohne Riesenbudget.

Genau darum ging es mir in diesem Gespräch: zeigen, dass strukturiertes, modernes Recruiting kein Privileg großer Konzerne ist, sondern mit Mindset, Mut und ein bisschen Training auch im Mittelstand entsteht.

Von 0-2 Recruitings im Jahr zu einer echten HR-Funktion

Als Ina vor acht Jahren startete, war die HR-Abteilung von RhönSprudel sehr traditionell aufgestellt: Abrechnung, Verträge, das war’s. Im Einstellungsgespräch wurde ihr damals gesagt, es gäbe null bis maximal ein bis zwei Recruitings im Jahr. Im ersten Jahr waren es dann zehn. Ein Learning, das für viele wachsende Mittelständler gilt: Recruiting-Volumen entwickelt sich oft schneller, als die Struktur mitwächst.

Die geringe Fluktuation bei RhönSprudel ist dabei Fluch und Segen zugleich. Viele Mitarbeitende und Führungskräfte haben ihre Ausbildung im eigenen Haus gemacht – was bedeutet, dass Führungskräfte oft rekrutieren, ohne je selbst in einem strukturierten Prozess gesessen zu haben. Interviews liefen klassisch ab: Lebenslauf erzählen lassen, Unternehmenspräsentation herunterbeten, „5 Stärken, 5 Schwächen“ abfragen. Ina und Nadine haben gemeinsam angefangen, Führungskräfte in Interviewtrainings mitzunehmen – anfangs haben sie Gespräche nicht einmal allein führen lassen, weil die Unzufriedenheit nach der Einstellung auf beiden Seiten zu groß war.

Der wichtigste Wandel war dabei ein Mindset-Wandel: weg von „der Bewerber kommt zu mir, ich entscheide“ hin zu Kommunikation auf Augenhöhe. Das fiel bei RhönSprudel genau in eine Zeit, in der es mehr offene Stellen als Bewerbende gab – Kandidatinnen und Kandidaten konnten sich aussuchen, wohin sie gehen. Seitdem gilt bei RhönSprudel ein klares Versprechen: Nach spätestens sieben Tagen bekommt jede Bewerbung eine Rückmeldung – Absage, Einladung oder zumindest ein Zwischenbescheid.

Was Gleitschirmfliegen und Disney World mit gutem Recruiting zu tun haben

Beide bringen ungewöhnliche berufliche Vorgeschichten mit, die ihre heutige Arbeit prägen. Nach dem Abitur hat Ina sich eine Auszeit genommen und eine Ausbildung zur Gleitschirm-Fluglehrerin gemacht, um sich damit ihr Studium zu finanzieren. Gruppendynamische Prozesse, der Umgang mit Angst vor dem Start, in kritischen Situationen ruhig bleiben – genau diese Erfahrungen nutzt sie bis heute in Gesprächen mit Bewerbenden und Führungskräften.

Nadine wiederum hat nach ihrer Ausbildung zur Industriekauffrau 2005 ein Jahr als Cultural Representative im Disney World German Pavilion in Florida gearbeitet – inklusive des berühmten „Disney-Lächelns“. Diese Zeit hat sie nach eigener Aussage komplett verändert, vom schüchternen Typ zu jemandem, der offen auf Menschen zugeht. Danach sammelte sie viele Jahre Erfahrung in Personaldienstleistung und Recruiting in Hamburg sowie im Produktmanagement von Kreuzfahrten, bevor sie 2023 bewusst zu ihrer Leidenschaft für Personalthemen zurückkehrte.

Für mich ein schönes Beispiel dafür, dass Lebensläufe abseits der reinen Fachkarriere oft die wertvollsten Recruiting-Skills liefern: Kommunikation, Empathie, Ruhe unter Druck.

Struktur und Bauchgefühl: der Mittelweg, der funktioniert

Ina und Nadine setzen bewusst auf einen Mix aus strukturierten Interviews und Raum für die persönliche Note. Bei einer Veranstaltung in Frankfurt haben sie einen komplett durchgetakteten Fragenkatalog erlebt, der keinerlei Flexibilität für Spontanes ließ – und beide waren sich einig: Das ist nicht ihr Stil. Wenn ein Bewerbender etwas Persönliches erzählt, das es wert ist, darauf einzugehen, soll das im Gespräch auch möglich sein.

Gleichzeitig sind Struktur und ein fester Fragenrahmen für sie ein wichtiges Korrektiv gegen das Bauchgefühl von Führungskräften, die „seit 20 Jahren gutes Bauchgefühl“ für sich beanspruchen – und dabei oft unbewusst dem sogenannten Halo-Effekt erliegen: Der Kandidat redet viel, bestätigt die Führungskraft, und das Bauchgefühl ist automatisch positiv. Seitdem RhönSprudel mit strukturierten Interviews arbeitet, hat sich laut Ina die Qualität der Entscheidungen spürbar verbessert – und selbst skeptische Führungskräfte verstehen mittlerweile den Sinn dahinter.

Auch private Themen wie Hobbys haben bei RhönSprudel weiterhin ihren Platz – als sozialer Kit, gerade im ländlichen Raum. Wichtig ist dabei die Platzierung im Gespräch: eher gegen Ende, damit dieses eine Detail nicht schon zu Beginn das ganze Urteil verzerrt.

Die IT-Leitung: über 100 Bewerbungen ohne Headhunter sortiert

Das Herzstück unseres Gesprächs war die Besetzung der IT-Leitung – eine echte Schlüsselposition, gerade mit Blick auf Technologie und KI. Der bisherige IT-Leiter hatte fast 40 Jahre Betriebszugehörigkeit und ging in den Übergang zur Rente. Ein massiver Kulturwandel und ein strategischer Engpass zugleich, denn er kannte praktisch jedes System im Haus – inklusive einer betagten AS/400-Anlage.

Ina und Nadine haben sich bewusst gegen einen Headhunter entschieden und es zunächst selbst versucht – wohl wissend, dass eine Vermittlung schnell rund 30 Prozent des Jahresgehalts gekostet hätte. Die Stellenausschreibung lief an, und dann kam, was keiner erwartet hatte: über 100 Bewerbungen aus ganz Deutschland, statt der erwarteten 20 bis 30 aus der Region. Die Ausschreibung musste von der Plattform genommen werden, um erst einmal zu sortieren.

Der erste Schritt: alle Bewerbenden mit einer klaren Frage anschreiben – sind Sie bereit, drei Tage pro Woche vor Ort in Ebersburg/Bayern zu sein? Das reduzierte die Liste bereits deutlich. Parallel wurde versucht, die Auswahl durch anonymisierte Lebensläufe und KI-Unterstützung zu erleichtern – mit ernüchterndem Ergebnis: Die KI konnte hier schlicht nicht helfen, es blieb viel Handarbeit. Aus der langen Liste wurde eine Shortlist, aus der Shortlist erste Kurzinterviews durch Nadine, dann längere Telefoninterviews durch Ina.

Besonders schwer war für Nadine, dass sie die fachliche IT-Tiefe der Lebensläufe selbst nicht beurteilen konnte – und der Rückgriff auf den scheidenden IT-Leiter half nur bedingt, weil dieser selbst etwas Distanz zu aktuellen Entwicklungen hatte. An diesem Punkt hat externe Unterstützung (in diesem Fall durch mich als Sparringspartnerin) geholfen, Ruhe reinzubringen, zu reduzieren und ab einem bestimmten Punkt bewusst „Mut zur Lücke“ zu zeigen: nicht auf die perfekte Auswahl warten, sondern mit einer soliden Auswahl in die nächste Runde starten.

Mut zum „exotischen“ Kandidaten

Eine Anforderung aus der Geschäftsführung lautete zunächst: Die neue IT-Leitung sollte idealerweise schon in einem Mineralbrunnen gearbeitet haben. Auf der Shortlist gab es dafür niemanden. Ina und Nadine mussten der Geschäftsführung ehrlich rückmelden, dass diese Erfahrung schlicht nicht vorhanden war – und den Mut aufbringen, stattdessen auf einen Kandidaten mit internationaler Konzernerfahrung aus einem anderen produzierenden Bereich zu setzen.

Für die finalen Gespräche mit dem kaufmännischen Geschäftsführer haben Ina und Nadine vorab gemeinsam einen Interviewleitfaden erarbeitet – mit dem klaren Ziel, im knappen Zeitfenster möglichst viel vom Kandidaten selbst zu erfahren, statt dass der Geschäftsführer die eigene Unternehmensgruppe vorstellt. Ins Finale kamen drei bis vier Kandidatinnen und Kandidaten, und auch das bestehende IT-Team wurde in die Auswahl seines künftigen Vorgesetzten einbezogen – eine bewusste Entscheidung, die Akzeptanz im Team von Anfang an sicherzustellen.

Am Ende hat sich genau der „exotische“ Kandidat durchgesetzt: mit internationaler Konzernerfahrung, der zum ersten Arbeitstag mit Familie und komplettem Umzug von Frankfurt in die Region gezogen ist. Ein Jahr nach Abschluss der Besetzung ist für Ina und Nadine eines der schönsten Ergebnisse, wie sehr dieser Erfolg auch das Verhältnis von HR zur Geschäftsführung gestärkt hat – HR hat sich einen festen Platz am Tisch erarbeitet.

Entgelttransparenz: gelebte Praxis statt Pflichtübung

Ein Thema, das mir besonders wichtig ist: RhönSprudel veröffentlicht Gehälter in Stellenanzeigen schon seit Jahren – lange bevor das neue Entgelttransparenzgesetz zum Thema wurde. Da es Tarifgehälter sind, gibt es ohnehin wenig Verhandlungsspielraum, wie Ina sagt: Warum das dann nicht gleich offen kommunizieren? Der Effekt: Bewerbende, die in einer anderen Gehaltsspanne unterwegs sind, bewerben sich erst gar nicht – das spart allen Seiten Zeit und unnötige Enttäuschungen.

Diese Transparenz zieht sich als Prinzip durch die gesamte Recruiting-Praxis bei RhönSprudel: auch bei den Schattenseiten einer Rolle wird nicht schöngeredet. Wenn eine Position bestimmte Aspekte hat, die nicht für jeden passen, wird das offen benannt – auch wenn das bedeutet, dass der ein oder andere Bewerbende dann doch abspringt. Wie Ina es beschreibt: Man will schließlich nicht jeden zum „Ehevertrag“ führen, sondern die, die wirklich passen.

Was das alles gekostet hat

Der vielleicht überraschendste Punkt für mich: Die gesamte Transformation – Interviewtrainings, neue Prozesse, die Neubesetzung der IT-Leitung ohne Headhunter – hat RhönSprudel nach Inas Schätzung netto rund 15.000 Euro an reinen Trainingskosten gekostet, zuzüglich der eigenen Arbeitszeit. Kein Mörderbudget, sondern Mindset, Engagement und interne Meetings – genau die Botschaft, die ich Geschäftsführern und HR-Teams im Mittelstand immer wieder mitgeben möchte: Man muss nicht alles auf einmal umbauen und braucht dafür auch keine sechsstelligen Summen.

Über Ina Rohde und Nadine Ludigkeit

Ina Rohde ist Personalleiterin der RhönSprudel Gruppe und verantwortet mit ihrem Team die Personalarbeit für rund 1.100 Mitarbeitende. Seit über 20 Jahren beschäftigt sie sich mit den Themen Menschen, Zusammenarbeit und Organisation – davon mehr als 15 Jahre in nationalen und internationalen HR-Funktionen. Ihr besonderer Fokus liegt auf Führung, Teamdynamik und Unternehmenskultur, mit einer Überzeugung: Nachhaltiger Erfolg entsteht dort, wo Menschen Verantwortung übernehmen und gut zusammenarbeiten.

Nadine Ludigkeit ist als hauptverantwortliche Recruiterin der RhönSprudel Gruppe seit ihrem Einstieg Anfang 2023 maßgeblich an der Weiterentwicklung moderner Recruiting-Prozesse beteiligt. Nach ihrer Ausbildung zur Industriekauffrau und Stationen in Personaldienstleistung, Recruiting und im Kreuzfahrt-Produktmanagement verbindet sie heute über 20 Jahre Berufserfahrung mit einem tiefen Verständnis für Menschen und Kandidatenmärkte. Für sie ist Recruiting mehr als das Besetzen einer offenen Stelle – auch im Zeitalter von KI-gefilterten Auswahlkriterien lohnt es sich aus ihrer Sicht, jedes Bewerbungsverfahren individuell zu betrachten und auf das eigene Bauchgefühl zu hören.

Hier die Links zum Vernetzen:

Key Take Aways

• Recruiting-Reife entsteht nicht über Nacht: RhönSprudel ist von 0-2 Recruitings im Jahr zu einer professionellen HR-Funktion gewachsen – Schritt für Schritt, mit Trainings statt großem Budget.
• Ungewöhnliche Karrierewege (Gleitschirmfliegen, Disney World) bringen oft genau die Soft Skills mit, die im Recruiting-Alltag zählen: Ruhe, Kommunikation, Gruppendynamik.
• Strukturierte Interviews sind kein Widerspruch zu persönlicher Note – sie schützen vor allem vor dem Bauchgefühl-Bias erfahrener Führungskräfte.
• Bei einem Bewerbungs-Ansturm hilft vor allem: reduzieren, priorisieren, Mut zur Lücke – KI war bei der IT-Leitung keine Hilfe bei der fachlichen Vorauswahl.
• Mut zum „exotischen“ Kandidaten – jemand ohne Branchenerfahrung, aber mit passender Kompetenz – kann sich enorm auszahlen.
• Gehälter früh transparent zu kommunizieren, spart allen Seiten Zeit und verhindert Enttäuschungen auf beiden Seiten.
• Gute Recruiting-Prozesse stärken langfristig auch das Standing von HR gegenüber der Geschäftsführung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie hat RhönSprudel eine Schlüsselposition wie die IT-Leitung ohne Headhunter besetzt? Nach der Kündigung des langjährigen IT-Leiters (rund 40 Jahre Betriebszugehörigkeit) entschieden sich Ina Rohde und Nadine Ludigkeit bewusst gegen einen Headhunter und starteten die Suche selbst. Auf über 100 Bewerbungen reagierten sie mit einer klaren Vorauswahlfrage zur Präsenzbereitschaft vor Ort, bauten daraus eine Shortlist und führten strukturierte Interviews – am Ende gemeinsam mit dem kaufmännischen Geschäftsführer und dem bestehenden IT-Team.

Kann KI beim Sichten großer Bewerbungsmengen wirklich helfen? Im Fall der IT-Leitung bei RhönSprudel nicht wirklich. Das Team versuchte, Lebensläufe zu anonymisieren und KI zur Unterstützung zu nutzen, musste aber feststellen, dass die fachliche Tiefe der Bewerbungen weiterhin viel Handarbeit erforderte. Entscheidend war am Ende eine klare Vorauswahlfrage plus strukturiertes, manuelles Sortieren.

Wie findet man die richtige Balance zwischen Bauchgefühl und strukturierten Interviews? Ina und Nadine setzen bewusst auf einen Mix: ein fester Fragenrahmen als Struktur, aber genug Raum, um auf Persönliches im Gespräch einzugehen. Komplett durchgetaktete Interviews ohne jede Flexibilität lehnen beide ab. Struktur dient vor allem dazu, das Bauchgefühl von Führungskräften kritisch zu hinterfragen, wenn Sympathie oder Bestätigung das Urteil verzerren.

Warum lohnt es sich, auch „exotische“ Kandidatinnen und Kandidaten in Betracht zu ziehen? Bei RhönSprudel wünschte sich die Geschäftsführung für die IT-Leitung ursprünglich jemanden mit Mineralbrunnen-Erfahrung. Diese Erfahrung gab es auf der Shortlist nicht. Ina und Nadine überzeugten die Geschäftsführung, stattdessen einem Kandidaten mit internationaler Konzernerfahrung aus einer anderen Branche eine Chance zu geben – eine Entscheidung, die sich als sehr erfolgreich erwiesen hat.

Wie können Unternehmen Führungskräfte besser auf Bewerbungsgespräche vorbereiten? RhönSprudel hat Führungskräfte anfangs eng in Interviews begleitet und nicht allein Gespräche führen lassen. HR erklärt vorab das Bewerbersystem, die Erwartungen an Feedback-Zeitpunkte und -Form sowie den Gesprächsablauf, bereitet bei wichtigen Positionen gemeinsam einen Interviewleitfaden vor und gibt danach aktives Feedback an die Führungskraft.

Warum kommuniziert RhönSprudel Gehälter schon in der Stellenanzeige? Da es sich um Tarifgehälter mit wenig Verhandlungsspielraum handelt, veröffentlicht RhönSprudel Gehaltsangaben schon lange vor dem neuen Entgelttransparenzgesetz. Das filtert unpassende Bewerbungen frühzeitig heraus und spart beiden Seiten Zeit, die sonst in aussichtslose Gespräche fließen würde.

Braucht es ein großes Budget, um Recruiting-Prozesse im Mittelstand zu professionalisieren? Nein. Laut Ina Rohde hat die komplette Transformation bei RhönSprudel – inklusive Interviewtrainings und der Neuausrichtung des gesamten Recruiting-Prozesses – netto rund 15.000 Euro an Trainingskosten gekostet, zusätzlich zur eigenen Arbeitszeit. Entscheidend war vor allem das Mindset und die Bereitschaft, pragmatisch loszulegen.

Mein Fazit

Was mich an diesem Gespräch am meisten beeindruckt hat: Ina und Nadine haben nicht auf die perfekte Lösung gewartet, sondern mit dem gearbeitet, was da war – Mut, Teamarbeit und die Bereitschaft, auch mal „Mut zur Lücke“ zu zeigen. Genau das brauchen wir im Mittelstand öfter: nicht das nächste teure Tool, sondern Klarheit, Struktur und Menschen, die bereit sind, Verantwortung zu übernehmen.

Wenn du in deinem Unternehmen gerade vor einer ähnlichen Schlüsselposition stehst und nicht weißt, ob Headhunter, Eigeninitiative oder eine Mischung aus beidem der richtige Weg ist: Buch dir gerne ein kostenloses Strategiegespräch mit mir, oder schau unverbindlich in meinen kostenlosen Live-Workshop rein.

Bis bald und danke fürs Lesen.

Deine Sarah