Was kostet ein Headhunter im Mittelstand?
Honorar, Cost of Vacancy und Fehlbesetzungsrisiko im Überblick, mit Rechner für deine konkrete Rolle.
Die Zahl, um die es geht
Ein Headhunter oder eine Personalberatung im Mittelstand kostet im Schnitt 27,5 % des Bruttojahresgehalts der besetzten Position, laut BDU-Marktstudie Personalberatung 2025. Bei einer Führungskraft mit 85.000 € Jahresgehalt sind das rund 23.375 €, meist zzgl. einer Anzahlung, unabhängig vom Erfolg der Suche.
Das ist aber nur die halbe Rechnung. Die andere Hälfte: was es kostet, wenn die Rolle stattdessen falsch besetzt wird oder einfach zu lange offen bleibt. Beides zusammen ergibt erst das echte Bild.
Was kostet dich deine offene oder falsch besetzte Rolle wirklich?
Richtwerte auf Basis der üblichen Headhunter-Fee und Fehlbesetzungskosten. Stell die Regler auf deine Rolle ein.
¹ Kosten einer Fehlbesetzung und Cost-of-Vacancy-Berechnung nach SHRM (Society for Human Resource Management). Headhunter-Honorar: Ø 27,5 % des Zieleinkommens laut BDU-Marktstudie Personalberatung 2025.
Drei Kostenblöcke, die selten zusammen betrachtet werden
Das Headhunter-Honorar
27,5 % des Zieleinkommens im Schnitt, oft mit Anzahlung. Zahlst du unabhängig davon, ob die Person am Ende bleibt.
Die Cost of Vacancy
Was es kostet, dass die Rolle unbesetzt bleibt: liegen gebliebene Umsätze, Mehrarbeit im Team, oft auch deine eigene Zeit als Geschäftsführung.
Das Fehlbesetzungsrisiko
100 bis 150 % des Jahresgehalts, wenn die Entscheidung am Ende doch nicht passt. Der teuerste Posten der drei, und der am wenigsten sichtbare.
Headhunter, Personalberater oder eigenes System?
Bei einer einzelnen, akuten Schlüsselrolle mit hohem Risiko kann sich ein Headhunter-Honorar schnell rechnen. Bei wiederkehrendem Bedarf oder wenn ihr das Wissen langfristig im Haus haben wollt, ist ein System oft die wirtschaftlichere Wahl. Den ausführlichen Unterschied zwischen Headhunter, Personalberater und Sparringspartnerin findest du in unserem Vergleich.
Es geht nicht nur ums Vermeiden, sondern ums Zurückholen
Bisher ging es hier nur darum, was eine falsche oder zu lange offene Rolle kostet. Die eigentliche Kennzahl ist aber eine andere: Eine passende Besetzung sollte mindestens das Dreifache ihrer Kosten wieder zurückbringen, nicht nur die Fehlbesetzung vermeiden. Genau darauf ist „Deine Schlüsselrolle“ ausgelegt: nicht irgendeine Besetzung, sondern die, die sich für euch rechnet.
Zwei Wege, je nach Situation
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Mehr erfahren →Kosten im Detail
Was kostet ein Headhunter im Mittelstand?
Im Schnitt 27,5 % des Bruttojahresgehalts der besetzten Position, laut BDU-Marktstudie Personalberatung 2025. Bei einer Führungskraft mit 85.000 € Jahresgehalt sind das rund 23.375 €. Viele Personalberatungen verlangen zusätzlich eine Anzahlung, unabhängig vom Erfolg der Suche.
Was kostet eine Personalberatung für KMU im Vergleich zu einer internen Besetzung?
Eine interne Besetzung kostet auf den ersten Blick weniger, versteckt die Kosten aber oft in der Zeit der Geschäftsführung und in der Cost of Vacancy, also den Kosten der unbesetzten Zeit. Wer beides zusammenrechnet, kommt häufig auf ein ähnliches Risiko wie beim Headhunter-Honorar, nur ohne Erfolgsgarantie.
Was kostet eine Fehlbesetzung wirklich?
Je nach Senioritätsstufe zwischen 100 % und 150 % des Bruttojahresgehalts, nach SHRM-Berechnung. Darin enthalten sind Recruiting-Kosten, Einarbeitung, verlorene Produktivität und in vielen Fällen eine zweite Suche.
Lohnt sich ein Headhunter für jede offene Stelle?
Nein. Bei einer akuten Schlüsselrolle mit hohem Risiko kann sich das Honorar schnell rechnen. Bei wiederkehrendem Bedarf oder wenn ihr das Wissen langfristig im Haus haben wollt, ist ein System oft die wirtschaftlichere Wahl als eine einzelne, teure Vermittlung.
Gibt es Alternativen zum klassischen Headhunter?
Ja. Für eine akute Rolle bietet sich „Deine Schlüsselrolle“ an, ein 6-Wochen-Programm zur passenden Besetzung. Für laufenden Bedarf und Arbeitgebermarke der „Arbeitgeber Fahrplan“. Wer erstmal nur eine Einschätzung will, bevor er sich entscheidet, findet im 1:1 Sparring einen direkten, persönlichen Einstieg.