Personalkostenplanung 2026: So gelingt Planung jenseits von Excel

Warum Personalkostenplanung mehr ist als ein Excel-Update

Ein Gedanke, der mich seit Jahren begleitet: Recruiting ohne Personalkostenplanung ist wie ein Roadtrip ohne Tank-Anzeige. Du kommst los, du fährst, und irgendwann wundert sich jemand, warum der Sprit alle ist. Mitten in der Nacht. Mitten auf der Autobahn. Mitten in der Wachstumsphase.

In meiner Corporate-Zeit bei MHP (Porsche AG) habe ich diese Mammut-Excels selbst gesehen. Mit ein paar Hundert Mitarbeitern war das noch zu händeln. Bei 3.400 Mitarbeitenden wurde es absurd. Und mein Eindruck heute: Genau das passiert in vielen Mittelstands-Firmen. Die Personalkosten machen 60, 70, manchmal 80 Prozent der Gesamtkosten aus, und werden in einer Master-Excel verwaltet, die genau eine Person im Haus wirklich versteht.

Genau darüber habe ich in Folge 36 von „Noch schneller Mitarbeiter gewinnen, die bleiben.“ mit zwei Menschen gesprochen, die das Thema von zwei Seiten kennen:

Sebastian Heck, Chief People Officer bei MifCom in München. MifCom baut seit Jahren High-Performance-Gaming-PCs und ist mittlerweile auch stark im B2B-Performance-Computing unterwegs. 200 Mitarbeitende, zwei Standorte, schnelles Wachstum.

Jakob Schubert, einer der Co-Founder von Basqo, einem Berliner Software-Anbieter für Personalkostenplanung. Jakob und seine Mitgründer haben in ihren früheren Firmen selbst erlebt, was passiert, wenn Planung nicht trägt.

Was in dem Gespräch klar wurde: Personalkostenplanung ist kein Excel-Thema. Personalkostenplanung ist eine strategische HR-Disziplin, die direkt auf Recruiting, Mitarbeiterbindung und unternehmerische Entscheidungen einzahlt.

Excel kann viel – und stößt doch an klare Grenzen

Sebastian hat eine Geschichte erzählt, die mir hängen geblieben ist. Als er im Februar 2024 als CPO bei MifCom angefangen hat, hat ihm einer der Gründer in der zweiten Woche freudestrahlend „das Planungstool“ gezeigt: ein Excel-Sheet. Hochkomplex. Sieben Gehaltsbestandteile, Dreijahresplanung, sauber gepflegt. Der Gründer konnte damit gut arbeiten, weil er es selbst aufgebaut hatte.

Sebastians ehrliche Reaktion: „Ich war maßlos überfordert. Bis ich mich da reingearbeitet hätte, hätte das ewig gedauert. Und dann wäre es trotzdem nicht effizient.“

Das ist das eigentliche Problem mit Excel in der Personalkostenplanung. Es ist nicht falsch. Es ist nur extrem fragil. Eine Master-Excel hat in der Praxis fast immer dieselben Schwachstellen:

• Zugriffsrechte sind ein Albtraum. Du kannst nicht jedem alles zeigen. Also zerlegst du die Master-Excel in Tabellenblätter, die du dann mühsam konsolidierst.
• Schreibschutz versus Schreibrechte. Wenn du zu viel sperrst, kann niemand arbeiten. Wenn du zu wenig sperrst, zerschiesst dir jemand die Formeln.
• Versionschaos. „Planung_V1.4_final_neu_Abteilung_X.xlsx“ – du kennst das.
• Granularität geht verloren. Was passiert, wenn ich genau diesen einen Bonus anpasse? Was kostet ein companyweiter Bonus zum Jahresende inklusive Sozialversicherung? In Excel rechnest du das mit Daumen-mal-Pi. Im System siehst du es in Echtzeit.

Was Personalkostenplanung mit gutem Recruiting zu tun hat

Das ist der Punkt, der mich in dem Gespräch am meisten elektrisiert hat. Personalkostenplanung und Recruiting sind keine getrennten Disziplinen. Sie sind zwei Seiten derselben Medaille.

Ich frage in meiner strategischen Beratung Kunden gerne: „Was habt ihr für ein personelles Wachstum 2026 vor? Was für 2027? Was für 2028?“ Und dann wird das Eis manchmal sehr dünn. Es kommen einzelne Zahlen. Ich frage verschiedene Personen im Unternehmen und bekomme verschiedene Antworten. Wenn die in dieselbe Richtung gehen, gut. Aber ich habe auch Firmen erlebt, wo die Antworten so weit auseinanderlagen, dass ich gedacht habe: Hier muss man erst einmal miteinander reden, bevor man überhaupt über Excel oder Software spricht.

Sebastian hat ein Beispiel gegeben, das das Problem auf den Punkt bringt:

„Du entscheidest unterjährig spontan, du hirest noch zehn Leute zusätzlich. Im zweiten Halbjahr, weil es ja so gut läuft. Mit einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 60.000 wären das auf das Gesamtjahr 600.000. Aber es ist ja nur anteilig, also nur 200.000. Das haben wir locker im Budget.“

Und dann zieht er Basqo raus, macht ein Szenario für das Folgejahr – und plötzlich werden die Augen groß. Eine Million mehr Personalkosten im nächsten Jahr. Weil das, was unterjährig anteilig eingestellt wurde, im Folgejahr voll durchschlägt.

Genau hier liegt die Verbindung zum Recruiting: Wenn du nicht weißt, was eine Einstellung wirklich kostet, kannst du auch nicht priorisieren. Welche Rolle ist strategisch wirksam? Welche Stelle amortisiert sich wann? Bei welcher Position können wir uns Produktivitätsverlust in der Einarbeitung leisten – und bei welcher nicht? Das sind keine Excel-Fragen. Das sind Steuerungsfragen.

Und es gibt noch einen Punkt, den Jakob ergänzt hat: Hiring-Manager-Verantwortung. Wenn jeder Hiringmanager nur sein eigenes Excel-Sheet sieht, fehlt der Gesamtüberblick. Wenn aber alle gemeinsam in einem System arbeiten, sehen sie: Wir haben aktuell so und so viele offene Stellen, mit dieser Priorität, mit diesem Kostenrahmen. Das ändert die Diskussion.

Granularität, Szenarien, Controlling: Was moderne Planung leistet

Jakob hat im Gespräch zwei Bereiche unterschieden, die ich sehr hilfreich finde:

Bereich 1 – Die eigentliche Planung. Das ist der konsolidierte, kollaborative Effort zum Jahresende. Verschiedene Bereichsleitungen geben ihre Bedarfe ein, HR und Finance konsolidieren, am Ende steht ein abgesegneter Plan.

Bereich 2 – Das Controlling. Und das ist der Bereich, der in der Praxis oft zu kurz kommt. Drei Monate nach dem Stichtag ändert sich alles. Schwangerschaften, Sabbaticals, Kündigungen, neue Strategien, neue Märkte. Die Frage ist also nicht nur „Wo haben wir geplant?“, sondern „Wo stehen wir gerade in Bezug auf den Plan?“

Und genau hier geht es um Granularität. Sebastian beschreibt es so: „Wir sind 200.000 Euro über Budget. Schön. Aber in welchem Bereich? Bei welcher Mitarbeiterkategorie? Bei welcher Vergütungskomponente?“ Ein Delta ist nur dann erklärungswürdig, wenn man die Details dazu hat.

Was modernes HR-Controlling konkret leistet:

• Echtzeit-Szenarien: Was passiert, wenn wir hier zehn Stellen vorziehen? Was kostet ein companyweiter Bonus inklusive SV-Aufschlag?
• Live-Auswirkungen im Management-Meeting: Statt „Ich melde mich morgen mit der Rechnung“ – „Moment, ich tippe das hier kurz ein, fertig.“
• Saubere Zugriffsrechte: Jede Abteilungsleitung sieht nur ihren Bereich, kann eintragen, wird konsolidiert, freigeklickt. Keine Excel-Konsolidierungs-Orgie mehr.
• Verknüpfung mit dem Bewerbermanagement: Bei MifCom schreibt Sebastian eine Stelle in Personio aus, und Basqo erkennt automatisch: „Hier ist ein Mismatch. Bitte in die Planung aufnehmen.“ So rutscht nichts mehr durch.

Wenn Planung fehlt: Eine Geschichte, die mir nicht aus dem Kopf geht

Jakob hat eine Geschichte aus seiner Zeit in einem Berliner Scale-Up erzählt, die ich hier teilen möchte. Weil sie zeigt, was passiert, wenn Planung versagt.

Er war in einer SaaS-Firma in der Hyperwachstumsphase. Personalkosten waren der größte Kostenblock. Eine Head of Talent, die von SumUp kam, erzählte ihm: „Bei uns war das Wachstum so krass, dass wir Mitarbeitenden am ersten Tag wieder kündigen mussten.“

Lass das mal sacken. Menschen sind in eine neue Stadt gezogen. Haben Verträge unterschrieben. Haben sich gefreut, haben Familien mitgenommen. Und am ersten Arbeitstag stand jemand vor der Tür und sagte: „Entschuldigung, aber wir haben keinen Platz für dich.“

Das ist nicht nur ein Cashflow-Thema. Das sind Lebensgrundlagen, die kaputt gehen. Existenzen.

Mein Eindruck aus der Beratung: Solche Fälle entstehen fast nie, weil Mitarbeitende „nicht passen“. Sie entstehen, weil unternehmerische Entscheidungen ohne Datenbasis getroffen werden. Weil die Übersicht fehlt. Weil im Monat fünf jemand merkt, dass die Zahlen nicht aufgehen, und dann panisch korrigiert wird.

Und genau das ist auch ein Recruiting-Thema. Denn Bewerbende von heute suchen nach wirtschaftlicher Jobsicherheit. Sie suchen nach Arbeitgebern, bei denen sie nicht nach acht Wochen vor der Frage stehen: „War das jetzt vielleicht doch ein Fehler?“ Wenn du als Arbeitgeber sauber planst, sauber kommunizierst und sauber steuerst, dann hat das einen direkten Effekt auf deine Arbeitgeberattraktivität.

Authentizität im Recruiting: Sebastians Tipp

Ich frage am Ende jeder Folge nach einem Tipp für gute Mitarbeitergewinnung. Sebastians Antwort: Authentizität und Transparenz.

„Im Bewerbungsprozess bin ich brutal ehrlich. Es gibt ja einen Grund, warum ich jemanden neuen suche. Entweder ist jemand gegangen, dann gibt es Gründe. Über die kann man auch sprechen. Wenn ein Bereich noch nicht so weit ist, vielleicht noch chaotisch, dann sage ich das. Das gibt ein realistisches Bild. Und du hast nicht mehr das Thema, dass der oder die Neue dann das böse Erwachen hat.“

Ja, du schreckst damit den ein oder anderen ab. Aber genau die wären sowieso nicht glücklich geworden. Authentizität kostet kein Geld, kein Tool, keine Software. Nur Mut.

Sinn der Arbeit: Jakobs Tipp

Jakobs Tipp ging in eine andere Richtung, ist aber für mich genauso wichtig: Klarheit darüber, welchen Sinn die Arbeit macht.

„Ich möchte verstehen, warum ich hier eigentlich mit meiner Arbeitszeit mithelfe. Du hast eine gewisse Anzahl an Stunden pro Woche, und die solltest du für ein Thema allokieren, wo du was bewegen kannst.“

Das gilt für Führungskräfte: Macht klar, was ihr bewegen wollt. Das gilt für Arbeitnehmende: Fragt aktiv nach, warum ein Arbeitgeber genau euch will. Sinn entsteht nicht durch Stellenanzeige. Sinn entsteht durch das, was ihr im Alltag tatsächlich erlebt.

Key Take Aways

• Excel ist nicht falsch, aber fragil. Spätestens bei substanziellen Personalkosten (zweistelliger Millionenbereich) wird Excel zur Risikoquelle.
• Personalkostenplanung ist eine Recruiting-Disziplin. Wer nicht weiß, was eine Einstellung kostet, kann nicht priorisieren.
• Granularität entscheidet. Ein Delta von 200.000 Euro ist nur dann nützlich, wenn du weißt, woher es kommt.
• Echtzeit-Szenarien verändern Management-Meetings. Wer im Meeting direkt rechnen kann, entscheidet besser.
• Fehlende Planung kostet Menschen. Im schlimmsten Fall kostet sie Existenzen.
• Arbeitgeberattraktivität entsteht auch durch wirtschaftliche Stabilität. Bewerbende achten 2026 mehr denn je darauf.
• Authentizität und Sinn sind die beiden Hebel, die kein Tool ersetzt.

FAQ zur Personalkostenplanung

1. Was ist Personalkostenplanung und warum ist sie wichtig?

Personalkostenplanung umfasst die strategische Planung, Steuerung und Kontrolle aller Kosten, die mit Mitarbeitenden verbunden sind. Dazu zählen Gehälter, variable Vergütungen, Sozialversicherungsbeiträge, Boni und weitere Lohnnebenkosten. Sie ist wichtig, weil Personalkosten in vielen Unternehmen 60 bis 80 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Wer hier nicht plant, riskiert Liquiditätsengpässe und Fehlentscheidungen im Recruiting.

2. Warum stößt Excel in der Personalkostenplanung an Grenzen?

Excel ist flexibel, aber fragil. In der Praxis entstehen typische Probleme: unübersichtliche Versionen, Konflikte bei Zugriffsrechten, kaputte Formeln durch falsche Eingaben und fehlende Echtzeit-Auswertung. Sobald mehrere Abteilungsleitungen gleichzeitig planen sollen, wird Excel zur Konsolidierungs-Schlacht. Spätestens bei 100 oder mehr Mitarbeitenden mit komplexen Vergütungsmodellen lohnt sich ein dediziertes System.

3. Welche Vorteile hat eine Software für Personalkostenplanung gegenüber Excel?

Eine dedizierte Software bietet rollenbasierte Zugriffsrechte (jede Abteilung sieht nur ihren Bereich), Echtzeit-Szenarien (Was-wäre-wenn-Analysen in Sekunden), automatische Berechnung von Sozialversicherungsaufschlägen, saubere Konsolidierung und Versionierung sowie häufig Schnittstellen zu Bewerbermanagement-Systemen wie Personio. Sebastian Heck von MifCom beschreibt es als „Next Level“ gegenüber der bisherigen Excel-Lösung.

4. Wie hängen Personalkostenplanung und Recruiting zusammen?

Recruiting ist die Operationalisierung der Personalkostenplanung. Wer plant, muss wissen, welche Stellen mit welcher Priorität wann besetzt werden. Wer keine saubere Planung hat, priorisiert nach Bauchgefühl und überrascht sich selbst mit den Folgekosten. Eine zentrale Steuerung verhindert, dass Hiring-Manager isoliert ausschreiben und am Ende mehr Stellen offen sind, als das Budget zulässt.

5. Was passiert, wenn unterjährige Einstellungen nicht in der Planung berücksichtigt werden?

Der größte Fehler: Unterjährige Einstellungen werden mit dem anteiligen Jahresgehalt verbucht. Im Folgejahr schlagen sie aber voll durch. Sebastian Heck nennt ein konkretes Beispiel: Zehn Stellen, die im zweiten Halbjahr besetzt werden, kosten anteilig 200.000 Euro – im Folgejahr aber 600.000 Euro plus Sozialversicherungsaufschläge. Das kann eine Million Euro Differenz zum Vorjahr ausmachen, ohne dass irgendjemand bewusst eine Entscheidung getroffen hätte.

6. Welche Rolle spielt Personalkostenplanung für die Arbeitgeberattraktivität?

Bewerbende achten 2026 stärker denn je auf wirtschaftliche Stabilität. Wer als Arbeitgeber sauber plant, kann seine Wachstumsstrategie glaubwürdig kommunizieren und gibt Kandidatinnen und Kandidaten ein realistisches Bild. Unternehmen, die kurzfristig einstellen und dann Probezeitkündigungen aus wirtschaftlicher Schieflage aussprechen, beschädigen ihre Arbeitgebermarke nachhaltig.

7. Wer sollte sich im Unternehmen um die Personalkostenplanung kümmern?

Das hängt von Größe und Struktur ab. In kleineren Firmen verantwortet oft die Geschäftsführung gemeinsam mit HR oder einem CPO wie Sebastian Heck das Thema. In größeren Unternehmen liegt es bei der oder dem CFO oder einem dedizierten HR-Controlling-Team. Wichtig ist die Verzahnung von HR, Finance und den operativen Bereichsleitungen. Ohne diese Verzahnung bleibt jede Planung Theorie.

Mein Fazit

Was ich aus dem Gespräch mit Sebastian und Jakob mitnehme: Personalkostenplanung ist eine der unterschätzten Disziplinen im HR-Bereich. Sie wirkt im Hintergrund, aber sie entscheidet darüber, ob du als Arbeitgeber liefern kannst, was du im Recruiting versprichst.

Excel ist nicht der Feind. Aber Excel ist auch nicht die Lösung, wenn du wachsen willst, wenn du Verantwortung delegieren willst und wenn du als Geschäftsführung wirklich steuern willst. Und ehrlicherweise: Wenn du in einem Management-Meeting mit drei Klicks sagen kannst, was eine Entscheidung im Folgejahr bedeutet, dann triffst du bessere Entscheidungen. Punkt.

Und der Schlenker zum Schluss: Authentizität im Recruiting und ein klar kommunizierter Sinn sind das, was am Ende Menschen bindet. Tools helfen. Aber Haltung ist die Basis.

Love HR, Hate Racism.

Eine Initiative, die Sebastian und ich beide unterstützen. Egal wie groß das Unternehmen, egal in welcher Branche, egal an welchem Standort: Diskriminierung hat im Recruiting und im Arbeitsalltag keinen Platz. Wenn du das auch so siehst, trag die Botschaft weiter.

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Höre die ganze Folge:

Hier geht es zu Folge 36 von „Noch schneller Mitarbeiter gewinnen, die bleiben.“ mit Sebastian Heck (MifCom) und Jakob Schubert (Basqo): Interview mit Sebastian Heck und Jakob Schubert: Personalkostenplanung jenseits von Excel

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Bis bald und danke fürs Lesen. Deine Sarah

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