Hallo liebe Leserin, lieber Leser,
also ein bisschen aufgeregt war ich ehrlich gesagt schon… und wenn ich aufgeregt bin, muss ich immer vorher gähnen. 😅 (Kleine Macke von mir – so baut sich irgendwie die Anspannung ab. Geht mir auch so vor Speakings auf Live-Bühnen. Sieht vermutlich immer ziemlich komisch aus. 🙈)
Der Grund meiner Aufregung? Mein erster Podcast- und somit auch Blog-Gast: Marcel Ruthe. Bitte besucht ihn auf LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marcelruthe/
Warum? Weil Marcel kein „klassischer HRler“ ist. Sondern Führungskraft im Fachbereich. Und genau diese Stimmen als Hiring Manager hört man im Recruiting-Kontext noch viel zu selten. Genau darüber habe ich mit ihm gesprochen: Wie Fachbereiche selbst Verantwortung übernehmen können, um Mitarbeiter zu gewinnen, die bleiben. Und wie eine fundierte Anforderungsanalyse der Schlüssel für einen modernen Recruiting Prozess ist.
Was dich in diesem Beitrag erwartet:
- Warum Recruiting 2025 nicht nur HR-Sache ist
- Der entscheidende Hebel: Anforderungsanalyse
- Recruiting Beratung aus der Praxis: So setzt Marcel es um
- Candidate Journey verbessern trotz Eignungstest
- Tipps für Recruiting Strategien im Fachbereich
- Fazit & Ausblick
Recruiting 2025: Verantwortung des Fachbereichs
Viele Führungskräfte betrachten Recruiting immer noch als „Aufgabe der Personalabteilung“. Marcel bringt es treffend auf den Punkt: „Ich kann meine Ziele nur mit meinem Team erreichen. Deshalb ist Recruiting Chefsache.“
In seinem Bereich im öffentlichen Dienst – konkret Gebäudemanagement, Liegenschaften und Sportförderung – liegt der Schwerpunkt auf technischem Personal: Hausmeister, Bauzeichner, Ingenieure, Bautechniker. Hier ist der Arbeitsmarkt angespannt, Fachkräfte sind rar. Umso wichtiger ist ein moderner Recruiting Prozess, der präzise erfasst, welche Anforderungen tatsächlich an die neuen Mitarbeitenden gestellt werden.
Marcel sieht klar: Recruiting nebenbei, zwischen den täglichen Aufgaben eingeschoben, funktioniert nicht mehr. Fachbereiche müssen aktiv und strukturiert mitarbeiten, um Mitarbeitende zu finden und zu binden. Genau hier setzt die Anforderungsanalyse an.
Ein starkes Zitat von Marcel hierzu: „Mit meinem Team stehe und falle ich. Und deshalb steht Recruiting für mich immer ganz oben auf der Prioritätenliste.“
Anforderungsanalyse als Herzstück im Recruiting Prozess optimieren
„Macht eine Anforderungsanalyse!“, so Marcels klare Empfehlung. Denn viel zu oft wird die Stellenbeschreibung ungeprüft übernommen, kurz durchgelesen und direkt ausgeschrieben. Die eigentlichen Anforderungen an die Stelle sind dabei häufig gar nicht sauber definiert.
Marcel beschreibt anschaulich, wie er selbst erkannt hat, dass er – wie viele Führungskräfte – den Arbeitsalltag der jeweiligen Position gar nicht mehr im Detail kennt. Umso wichtiger ist es, sich intensiv zu fragen: Was passiert eigentlich täglich auf der Stelle? Welche Aufgaben fallen an? Welche Kompetenzen sind wirklich entscheidend?
Hier hilft die Critical Incident Technique: Es wird gezielt nach konkreten Situationen gefragt, die für den Job typisch sind. Sowohl nach Erfolgsmomenten als auch nach kritischen Vorfällen. So lassen sich die erfolgskritischen Kompetenzen herausarbeiten, die später in der Personalauswahl überprüft werden können.
Ein weiteres klares Statement von Marcel: „Nur wenn ich weiß, was ich suche, kann ich überhaupt entscheiden, wer zu uns passt. Sonst sinkt die Trefferquote massiv – dann kann ich auch würfeln.“ 🎲
Dabei wird der Prozess nicht nur von der Führungskraft alleine gestaltet, sondern auch mit den bisherigen Stelleninhabenden gemeinsam erarbeitet. Das sorgt für ein umfassenderes Bild und schafft von Anfang an eine höhere Validität in der Auswahl.Ein gutes Gespräch entsteht doch nicht durch Taktik – sondern durch echtes Interesse. 🧡
Recruiting Beratung aus der Praxis: So funktioniert es konkret
Im Alltag bedeutet das bei Marcel: Er erstellt keine DIN-konforme Anforderungsanalyse, sondern eine für den Fachbereich praktikable und umsetzbare Variante. Dabei geht er strukturiert vor:
- Personengruppen definieren: Mit wem arbeitet die neue Person künftig zusammen?
- Erwartungen erfassen: Was erwarten diese Personengruppen an Verhalten und Kompetenzen?
- Aufgaben priorisieren: Wie häufig und in welchem Umfang fallen die Aufgaben an?
- Erfahrungswissen einbinden: Austausch mit dem Team und bisherigen Stelleninhabenden.
- Critical Incident Technik: Konkrete Situationen erheben und daraus Kompetenzen ableiten.
Ein wichtiges Praxiszitat von Marcel: „Jede Führungskraft sieht nur einen Ausschnitt des Arbeitsplatzes. Deshalb ist es so wichtig, die Perspektive des Teams einzuholen.“
Das Ergebnis: Klar definierte Anforderungen, die sowohl in die Stellenausschreibung als auch in die Interviewführung einfließen. So wird der Recruiting Prozess optimiert und auf eine fundierte Basis gestellt.
Candidate Journey verbessern trotz Eignungstest
In Marcels Bereich wird zusätzlich ein kognitiver Leistungstest eingesetzt. Nach Bewerbungseingang erhalten passende Kandidat*innen einen Link zum Test. Erst bei gutem Ergebnis folgt die Einladung zum Interview.
Natürlich stellt sich die Frage: Wie wirkt sich das auf die Candidate Journey aus? Hier sieht Marcel noch Optimierungspotential. Denn für viele Bewerbende wirkt der Test zunächst abschreckend. Die Vorteile – höhere Validität, mehr Fairness, objektivere Auswahl – werden nicht immer transparent genug kommuniziert.
Ein ehrlicher Punkt von Marcel dazu: „Wir kommunizieren den Mehrwert des Tests noch nicht gut genug. Da ist noch Luft nach oben für die Candidate Experience.“
Sein Ziel ist es, künftig besser zu erklären, warum dieser Test eingesetzt wird, was die Bewerbenden erwartet und welchen Nutzen auch sie selbst davon haben. Denn moderne Recruiting Prozesse leben von Transparenz und Kommunikation auf Augenhöhe.
Interviewstruktur: STAR-Methode und Fachfragen
Im Interviewprozess arbeitet das Team zunehmend mit der STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result). Dabei schildern die Bewerbenden konkrete Situationen aus ihrer Vergangenheit, anhand derer die relevanten Kompetenzen überprüft werden.
Zusätzlich werden praxisnahe Fachfragen gestellt, die direkt an den erarbeiteten Anforderungen ansetzen. Beispielsweise werden typische Konfliktsituationen aus dem Schulalltag geschildert und gefragt: „Wie würden Sie reagieren, wenn…?“
So entsteht ein valider, strukturierter Interviewprozess, der sowohl Fachlichkeit als auch Soft Skills sauber erfasst. Gleichzeitig wird die Candidate Journey durch die klare Struktur planbar und nachvollziehbar.
Ein weiterer Leitsatz von Marcel: „Ich möchte meine Kolleg*innen dahin bringen, dass sie strukturiert Interviews führen und ich mich als Amtsleitung immer mehr rausziehen kann.“
Häufige Fragen zum Thema Recruiting 2025
Wie kann man neue Mitarbeiter gewinnen?
Indem Fachbereich und Recruiting Beratung frühzeitig eng zusammenarbeiten. Nur wer die Anforderungen klar definiert, kann die passenden Talente ansprechen und überzeugen. Eine saubere Anforderungsanalyse legt hier die Grundlage.
Wie lässt sich der Recruiting Prozess optimieren?
Durch Struktur, valide Auswahlmethoden (z.B. STAR-Methode, Critical Incident Technik) und transparente Kommunikation. Ein moderner Recruiting Prozess betrachtet alle Schritte der Candidate Journey als Gesamterlebnis.
Welche Herausforderungen im Recruiting kommen auf uns 2025 zu?
Der demografische Wandel verschärft den Fachkräftemangel weiter. Umso wichtiger wird es, im Recruiting deutsch präziser, strukturierter und datenbasierter vorzugehen. Fachbereiche müssen stärker Verantwortung übernehmen, um die besten Mitarbeitenden zu finden und zu binden.
Fazit: Recruiting Strategien für Mitarbeiter, die bleiben
Recruiting 2025 bedeutet mehr als nur Stellenanzeigen schalten und Bewerbungsgespräche führen. Es geht um echte Zusammenarbeit zwischen HR und Fachbereich, um fundierte Anforderungsanalysen, transparente Prozesse und strukturierte Auswahlmethoden. Nur so gelingt es, Mitarbeiter zu gewinnen, die bleiben.
Marcel zeigt eindrucksvoll, wie auch Fachbereiche ohne HR-Ausbildung Verantwortung für einen modernen Recruiting Prozess übernehmen können. Mit seinem Ansatz verbessert er nicht nur die Candidate Journey Recruiting, sondern auch langfristig die Teamqualität.
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Herzliche Grüße
Sarah
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